11 Hinweise, die Ihnen helfen, eine gute Zahlungserinnerung zu erstellen

Sep 20, 2021

Zahlungserinnerung

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Früher oder später muss jeder mal mit unbezahlten Rechnungen rechnen. Diese unbezahlten Rechnungen müssen schnell und korrekt nachverfolgt werden. Ein erster Schritt ist das Senden einer freundlichen Zahlungserinnerung. In diesem Artikel erklären wir, wie Sie diese Zahlungserinnerung am besten formulieren und versenden.

1. Wählen Sie den richtigen Kommunikationskanal

Bevor Sie über den Inhalt der Zahlungserinnerung nachdenken, überlegen Sie sich am besten, welches Medium Sie verwenden möchten. Das kann schriftlich per E-Mail oder Brief sein, aber auch telefonisch oder per SMS.

Verschiedene Generationen benutzen nicht immer dieselbe Kommunikationsweise. Das ist etwas, worüber sich z. B. Gesundheitseinrichtungen auch den Kopf zerbrechen. Manche bevorzugen einen Telefonanruf, für andere reicht eine E-Mail oder SMS.

In manchen Fällen ist es wiederum nützlich, verschiedene Kanäle miteinander zu kombinieren. Zunächst starten Sie mit E-Mails, die Sie in großen Mengen versenden können. Danach senden Sie eine SMS. Das ist, was wir oft in B2C-Kommunikation sehen. Die nächsten Schritte können dann einen Brief und ein Telefongespräch umfassen. Ein Einschreiben kann am Ende des Prozesses eingesetzt werden.

2. Wählen Sie Ihre Nachricht und Ihren Ton sorgfältig

Als Sender bestimmen Sie den Ton der Diskussion. Welchen Kommunikationsstil verwenden Sie in der Zahlungserinnerung?

Täglich werden Unternehmen und Mitarbeiter mit Nachrichten überhäuft. Deshalb ist es wichtig, dass Ihre Zahlungserinnerung auffällt und Ihren eigenen Stil widerspiegelt. Ein persönlicher Stil erhöht die Erkennbarkeit und vermeidet, dass Ihre Erinnerungen im Spam-Ordner oder Papierkorb landen.

Denken Sie daran, dass Sie jemandem eine Nachricht schicken, der Ihr Produkt schon erworben, aber nicht bezahlt hat.

Der Kommunikationsstil ändert sich auch im Laufe der Zeit. Bei der ersten Kommunikation wird am besten die Zusammenarbeit in den Vordergrund gestellt. Später kann zielgerichteter und direkter kommuniziert werden.

Geben Sie allerdings deutlich an, wer Sie sind, weshalb Sie die Person kontaktieren, was das Problem ist und was die nächsten Schritte sind, um eine Lösung zu finden.

3. Zeigen Sie Empathie

Fangen Sie nicht sofort mit Schuldzuweisungen oder einer aggressiven Haltung in Ihrer Kommunikation mit dem Kunden an. In den meisten Fällen hat der Kunde einfach vergessen zu zahlen oder weiß gar nicht, dass die Zahlung nicht durchgeführt wurde.

Seien Sie deshalb während des gesamten Debitorenverfahrens freundlich und professionell.

4. Seien Sie kurz und bündig

Es hat keinen Sinn, Ihre Kommunikation bezüglich der Zahlungserinnerung über verschiedene Seiten oder eine endlose E-Mail auszubreiten. Abgesehen von der Tatsache, dass dies eine direkte Zahlung verhindert, ist es oft auch unnötig.

Sagen Sie deshalb genau das, was Sie von Ihrem Kunden erwarten.

5. Variieren Sie den Inhalt des Betreffs

Wir sagten schon, dass Sie den Inhalt der Zahlungserinnerung am besten variieren. Und das betrifft nicht nur den Inhalt der E-Mail, sondern auch den der Betreffzeilen. Es ist das Erste, was Kunden in ihrer Mailbox sehen. Z. B. fügt Gmail E-Mails mit demselben Betreff zusammen, wodurch Kunden diese Kommunikation nur allzu schnell verpassen.

Tipp! Versuchen Sie in Ihrer Kommunikation nicht über eine erste oder zweite Zahlungserinnerung zu sprechen. Der Kunde erwartet sonst, dass noch mehr Erinnerungen folgen werden, und wird die Zahlung weiterhin verschieben.

6. Teilen Sie die Rechnungsdaten mit

Teilen Sie in der Zahlungserinnerung genau mit, um welche offene Rechnung es sich handelt. Erwähnen Sie mindestens die folgenden Informationen:

  • die Rechnungsnummer
  • das Rechnungsdatum
  • das Originalfälligkeitsdatum
  • den neuen spätesten Zahlungstermin oder eine konkrete Zahlungsfrist für die Rechnung
  • den offenen Betrag
  • die Kontonummer, auf welche die Rechnung bezahlt werden muss

Noch informativer ist es, wenn Sie die betreffende Rechnung hinzufügen. Dann sind für den Kunden alle erforderlichen Daten zugänglich und er oder sie weiß exakt, wovon Sie reden. Fügen Sie die Rechnung der E-Mail hinzu oder stellen Sie einen Link zur Online-Rechnung zur Verfügung.

So vermeiden Sie die leicht durchschaubare Ausrede Ihrer Kunden, dass sie die Originalrechnung nicht mehr finden könnten, und bieten ihnen die Gelegenheit, sofort zu handeln.

Das Ziel einer Zahlungserinnerung ist, Ihren Kunden zum Zahlen zu bewegen. Eine schöne Lösung wäre es, auch sofort einen Zahlungslink in der Erinnerung einzubauen.

Der Zahlungslink kann sehr flexibel eingesetzt werden: in E-Mails steckt er hinter einer Zahlungstaste; in einem Brief wird ein QR-Code angeboten.

8. Verwenden Sie die E-Mail-Adresse einer echten Person

Man bekommt oft E-Mails von einer Adresse wie Abrechnung@FirmaABC.com Einige Studien zeigen, dass der Anteil der E-Mails, die geöffnet werden, um 15 Prozent höher liegt, wenn sie von einer E-Mail-Adresse mit einem echten Personennamen geschickt wurden als von einer generischen Adresse. Ein Personenname strahlt mehr Zuversicht und Zugänglichkeit aus.

9. Heben Sie nochmals die Vorteile Ihres Produktes oder Dienstes hervor

Wenn Sie eine Erinnerung schicken, ist es angebracht, die Vorteile, die der Kunde mit Ihrem Produkt oder Dienst gewinnt, nochmals hervorzuheben. So starten Sie den Denkvorgang, dass Ihr Unternehmen weiterhin sehr nützlich ist für den Kunden.

Fügen Sie unten in der E-Mail z. B. ein PS hinzu, um Folgendes anzuführen:

  • Die Ankündigung eines neuen Features
  • Einen Link zu einer Kundenerfolgsgeschichte
  • Einen Link zu einem Blog

10. Wann schicken Sie die Zahlungserinnerung?

Eine Zahlungserinnerung schicken Sie am besten, sobald die Zahlungsfrist abgelaufen ist. Es wird empfohlen, nicht zu lange zu warten, denn sonst nehmen Sie Ihre eigene Zahlungsfrist nicht ernst und der Kunde wird das dann auch nicht tun.

Berücksichtigen Sie jedoch, dass der Betrag einige Arbeitstage nach dem Fälligkeitsdatum noch auf Ihrem Konto verbucht werden kann. Die Zahlungserinnerung und Zahlung können sich nämlich kreuzen.

Sie können den Ball auch kürzer spielen und proaktiv vorgehen. Zwei Tage vor Ablauf der Zahlungsfrist schicken Sie bereits eine erste freundliche Erinnerung: „Haben Sie uns nicht vergessen?“

11. Automatisierung der Zahlungserinnerungen

Sie können Zahlungserinnerungen manuell senden, doch das Follow-up ist zeitaufwändig.

Es ist effizienter, Ihre Zahlungserinnerungen in großer Menge zu versenden. Spezialisierte Kreditmanagementsoftware wie iController gibt Ihnen Bescheid, wann Sie für einen bestimmten Kunden Follow-up-Maßnahmen ergreifen müssen, je nachdem, wo sich der Kunde im Follow-up-Verfahren befindet.

So heben Sie Ihr Debitorenmanagement auf eine höhere Ebene und optimieren Sie den Cashflow Ihres Unternehmens.

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