10 häufig gehörte Ausreden bei verspäteten Zahlungen und was können Sie dagegen tun?

Okt 6, 2021

Ausreden für verspätete Zahlungen und wie Sie damit umgehen

Geschätzte Lesezeit: 5 minutes

Wenn es um offene Rechnungen geht, sind die unterschiedlichsten Ausreden in Umlauf. Die Kreditcontroller unter uns können ein ganzes Buch darüber schreiben. Wir wählten unsere Top 10 der Ausreden.

1. „Wir haben die Rechnung nicht empfangen, können Sie sie erneut verschicken?“

Die mit Abstand am häufigsten gestellte Frage. Kunden haben die Rechnung ‚verloren‘. Damit umzugehen, kostet viel Zeit. Überprüfen Sie daher zuerst beim Kunden, ob alle Kontaktdaten auf der Rechnung stimmen. Wenn das der Fall ist, versuchen Sie herauszufinden, was der wirkliche Grund dafür ist, warum die Zahlungen im Rückstand sind.

Tipp! Das Senden der Rechnung per E-Mail – statt per Post – kann im Voraus bereits vieles ausschließen. So wissen Sie in den meisten Fällen, dass die E-Mail gut angekommen ist bzw. geöffnet wurde.

In einem nächsten Schritt schicken Sie die Rechnung erneut mit einer Zahlungserinnerung, und überprüfen Sie wieder, ob alles gut angekommen ist. Ein Telefongespräch ist empfehlenswert. Dadurch sind Sie 100 % sicher, dass der Kunde die Rechnung empfangen hat und keine weiteren Anmerkungen zur Rechnung hat.

Fügen Sie der Zahlungserinnerung einen Hyperlink zur Rechnung bei, damit der Kunde nur einen Klick von allen erforderlichen Informationen entfernt ist. Bei iController ist das z. B. eine Standardfunktion.

2. „Ich bin nicht zufrieden mit dem gelieferten Produkt oder Dienst“

Das kann immer passieren, aber eigentlich sollte das bereits gelöst sein, bevor eine Rechnung als „zu spät“ eingestuft wird. Im Verkaufsprozess bauen Sie deshalb am besten einige Checks ein, um das zu verhindern.

Fragen Sie z. B., weshalb das Produkt oder der Dienst den Erwartungen nicht gerecht wird. Mit etwas Glück können Sie das Problem so lösen.

Eine andere mögliche Lösung ist, den Vertrieb beim Streitfall einzubeziehen. iController gestaltet das mit dem „Streitfallmanagementtool“ sehr übersichtlich.

3. „Der Verantwortliche ist nicht da“

Die Person, die die Zahlungen durchführt, kann nicht erreicht werden oder ist wegen Krankheit oder Urlaub abwesend.

Wenn Sie den Verantwortlichen immer verpassen, können Sie mal versuchen, zu anderen Zeiten anzurufen, z. B. vor 9 Uhr morgens oder nach 5 Uhr abends. Wenn das nicht funktioniert, vereinbaren Sie einen spezifischen Termin, an dem Sie die zuständige Person erneut kontaktieren können.

Nur weil der Verantwortliche einige Wochen abwesend ist, bedeutet das nicht, dass eine Zahlung nicht durchgeführt werden kann. Fragen Sie deshalb, ob jemand anderer im Unternehmen Ihres Kunden in der Lage ist, eine Zahlung freizugeben. Oder fragen Sie, welches Verfahren für andere Zahlungen, wie die Gehälter oder dringende Zahlungen, vorbereitet wurde.

4. „Ich dachte, dass wir noch genügend Zeit für die Zahlung haben“

Wenn Sie eine Zahlungsfrist in Ihren Zahlungsbedingungen nicht deutlich erwähnen, öffnen Sie Missbrauch die Tür. Wenn Sie eine deutliche Zahlungsfrist in den Vertrag oder in die allgemeinen Geschäftsbedingungen aufgenommen haben, können Sie nochmals ausdrücklich darauf hinweisen.

Tipp! Erwähnen Sie die Zahlungsfrist auf jedem wichtigen Dokument: sowohl im Preisangebot, auf der Auftragsbestätigung als auch auf der (offenen) Rechnung selbst.

5. „Wir haben gerade bezahlt. Es ist unterwegs.“

Wenn das passiert, fragen Sie einfach nach den Bankdaten, und überprüfen Sie, ob alle Daten richtig sind.

6. „Die Rechnung enthält einen Fehler“

Das kann sicher ein gültiger Grund sein, aber auf diese Weise kann man auch eine unverzügliche Zahlung hinauszögern.

Versuchen Sie herauszufinden, wo der Fehler aufgetreten ist, und überprüfen Sie zusammen mit dem Kunden, ob alle Daten stimmen. Wenn Sie die Rechnung erneut versenden, bitten Sie den Kunden, die Richtigkeit der Daten zu bestätigen.

7. „Meine Kunden haben mir auch noch nicht bezahlt“

Kunden denken manchmal, dass sie das Recht haben, Ihre Rechnung nicht zu zahlen, weil sie zum Beispiel noch keine Zahlung von ihren eigenen Kunden bekommen haben.

Wenn dies der Fall ist, hätte der Kunde das vor dem Abschluss des Kaufvertrags mitteilen müssen. Durch die Unterzeichnung des Vertrags, in welchem die Zahlungsbedingungen aufgenommen sind, ist der Kunde verpflichtet zu zahlen. Und das innerhalb der Zahlungsfrist.

Eine Zwischenlösung wäre, dem Kunden eine Teilzahlung zu erlauben und zu vereinbaren, wann der Restbetrag bezahlt werden muss.

8. „Unsere Systeme funktionieren nicht“

Fragen Sie den Kunden sofort, wie ernst die Situation ist. Ist es nur vorübergehend oder müssen Sie von einem längeren Zeitraum ausgehen?

Sollte Letzteres zutreffen, dann versuchen Sie, die Zahlung manuell zu bekommen. Sorgen Sie dafür, dass Ihr Kunde alle erforderlichen Informationen hat, damit die Zahlung gelingt.

9. „Ich habe ein Cashflow-Problem“

Das ist schwierig, denn es impliziert, dass es noch unsicher ist, ob Sie bezahlt werden oder nicht. In dem Fall sammeln Sie zuerst die Gründe, warum nicht bezahlt werden kann. Führen Sie einen Kreditcheck durch und ziehen Sie die Finanzdaten des Unternehmens hinzu. Sie können den Kunden auch explizit nach den tieferliegenden Gründen fragen.

10. „Wir werden die Rechnung nicht bezahlen“

Wenn der Kunde das sagt, gibt es wahrscheinlich noch andere Überlegungen. Vielleicht ist der Kunde nicht zufrieden mit den gelieferten Diensten oder Produkten. Bei solchen Streitfällen ist es besser, den Kunden zu fragen, was seine Erwartungen sind, und wenn es sich nicht umgehen lässt, kann externe Hilfe gesucht werden, um einen Weg aus der Sackgasse zu finden.

Erkennbar?

Das waren die 10 am häufigsten gehörten Ausreden, die Kunden anführen, um die Zahlung einer offenen Rechnung aufzuschieben. Vielleich können Sie aus eigener Erfahrung noch einige hinzufügen?

Hoffentlich konnten wir auch einige zusätzliche Lösungstipps geben, wenn Sie das nächste Mal mit einer offenen Rechnung zu tun haben.

Auf jeden Fall lohnt es sich, im Voraus eine ausgeklügelte Debitorenpolitik auszuarbeiten. Ein Teil davon ist das Risikomanagement. Mit dem fortgeschrittenen Risikomanagementmodul von iController bekommen Sie Zugriff auf Handelsinformationen und Daten von Kreditversicherungsgesellschaften, damit das Risikoprofil von jedem Kunden jederzeit konsultiert werden kann.

Und dadurch das Risiko offener Rechnungen abnimmt.

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